Caracteristicas

Clasificación de groupware

Existen muchas clasificaciones para groupware, tal vez la más conocida es el esquema de Johansen, como lo indican Ellis et al. [1993] (Figura 1), que se enfoca en el tiempo y lugar de la interacción. Otra clasificación menos conocida pero también valiosa es la clasificación basada en el centro de control desarrollada por Esther Dyson [Oravec 1996]. Para ella, el centro de control puede ser basado en el usuario, objeto de trabajo o en el proceso, como se explica a continuación.

·        Groupware enfocado a tiempo y lugar

Las aplicaciones que trabajan en distinto tiempo se conocen como groupware asíncrono. Aquí podemos mencionar el correo electrónico y sistemas de conferencias, sistemas que de control de flujo de trabajo (workflow), sistemas de calendarización y agendas.

El groupware síncrono incluye las aplicaciones en las que se trabaja al mismo tiempo. Entre estas están los sistemas de juntas electrónicas (electronic meeting systems), conferencias con audio y video, pizarrones electrónicos compartidos, auxiliares en el consenso de grupo y toma de decisiones.

·        Groupware basado en el centro de control

Cuando está basado en el usuario, el groupware maneja el trabajo de manera local. El usuario construye su propio agente o cliente. El sistema se enfoca en los usuarios y ellos reciben información y mandan instrucciones. El trabajo esta controlado por los usuarios. El correo electrónico y el manejador de agendas son ejemplos de este grupo.

Cuando está basado en el trabajo u objeto, el groupware trabaja en base a un objeto, tal como un documento, que por sí solo puede enviarse por correo, desplegarse o actualizarse. El usuario trabaja sobre el documento al igual que los demás usuarios. Las aplicaciones de edición grupal se incluyen en este grupo.

Cuando el groupware se basa en procesos, el groupware se encarga de monitorear que un trabajo termine. Este enfoque se asemeja más a un agente de grupo, que a un agente de usuario. Puede ser orientado a bases de datos y es un sistema más global y enfocado a proyectos. Las herramientas de análisis y diseño son ejemplo de este grupo.

Características de diseño

El diseño de una aplicación de groupware debe contemplar los aspectos que se explican a continuación [Oravec 1996]:

• Una adecuada presentación de las contribuciones de los individuos en la aplicación, tanto para él como para los demás usuarios. La aportación de cada uno de los usuarios en la aplicación debe ser reconocida de alguna manera por él y las demás personas que estén participando, de acuerdo a las reglas establecidas en dicha aplicación, buscando no afectar la integridad del usuario o del grupo.

• Reconocimiento de la ubicación del individuo y del grupo. El usuario debe saber en todo momento, dónde están ubicados (dentro de la aplicación) tanto él como los demás participantes para no perderse en el contexto de la aplicación.

• Incluir restricciones o privilegios especiales en el uso de canales para la interacción social. El usuario debe ser capaz de expresar su intención de involucrarse dentro de la aplicación para así evitar molestias por requerimientos inesperados de participación.

• Construcción de roles sociales similares a los formados en las organizaciones. A está interpretación del rol deben seguir sus correspondientes funciones o responsabilidades dentro de la aplicación. Un ejemplo de esta interpretación se muestra al dirigir una junta.

• Reconocimiento de la actividad dentro del sistema. El usuario debe estar al tanto de qué actividades están siendo ejecutadas dentro de la aplicación, quiénes las realizan y en cuáles se ve involucrado.

• Identificación con el grupo de trabajo. Es necesario llevar un registro de todas las actividades realizadas por los grupos para poder monitorear y evaluar avances y logros.

Tipos de colaboración

El software colaborativo se puede dividir en tres categorías : herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo.4

Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo: Correo electrónico.

Correo de voz.

Publicación en web.

Herramientas de conferencia que facilitan la compartición de información, de forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo: Conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de presentación compartido que cada usuario puede modificar.

Conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los participantes.

Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que comparten señales de audio o video.

Salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.

Sistemas para facilitar reuniones -un sistema de conferencias integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas.

Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.

Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del grupo, como por ejemplo: Calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los participantes.

Sistemas de gestión de proyectos -para organizar y hacer seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.

Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y documentos en un proceso organizado de forma estructurada (burocracia).

Sistemas de gestión del conocimiento- para recoger, organizar, gestionar y compartir varios tipos de información.

Sistemas de soporte a redes sociales- para organizar las relaciones de colectivos.